Los gastos que los empleados realicen relacionados con el funcionamiento del negocio se le deben reembolsar. Sin embargo, si estos reembolsos no se hacen de manera adecuada se puede causar un daño económico al empleado. En efecto, el IRS puede interpretar estos ingresos como parte de la compensación que el empleado recibe en su función laboral y, por lo tanto, estos ingresos estarían sujetos a impuestos de ingresos y de seguridad social. Para que los reembolsos no sean sujetos a impuestos, estos deben hacerse bajo lo que se conoce como el “Plan de Reembolsos (El concepto en Inglés se refiere al Accountable Plan)”. Este plan será válido solo si se hace por escrito y se incluyen las condiciones necesarias.
En primer lugar, un Plan de Reembolsos existe si hay una clara relación de negocio para el gasto. El gasto debe tener una conexión con los servicios desempeñaos por el empleado. Además, el reembolso debe ocurrir por un gasto que el empleado hubiera podido descontar en su declaración de impuestos personal (como gastos no reembolsado dentro de su discriminación de gastos que se hace en la Planilla A de la Forma 1040).
En segundo lugar, el empleado debe poder demostrar que el gasto existió. El empleado debe proveer recibos y/o facturas de los gastos así como cheques en los que conste el monto y la naturaleza del gasto. Ejemplos comunes de gastos reembolsables son el uso de la tasa por millas autorizada por el IRS (57,5 centavos por milla) en lugar de los gastos reales del carro o usar el “per diem rate” o tarifa diaria para gastos diarios de viaje en lugar de los recibos de las comidas.
Por otra parte, el empleado debe devolver oportunamente cualquier excedente sobre las cantidades demostradas del gasto. En caso contrario, los excesos se deben incluir en la w2 del empleado. Qué se considera oportuno? Hay dos métodos. El primero corresponde a la presentación de estados de cuenta en forma periódica. La empresa debe generar un estado de cuenta periódico (generalmente trimestral) donde se muestren los excesos que existen del dinero pagado en comparación con los gastos sustentados, solicitando al empleado que los devuelva antes de 120 días. El segundo método se refiere a una fecha fija en que se devolverá el dinero: Adelantos al empleado, 30 días antes que los gastos esperados sucedan; Sustentación, hasta 60 días después que los gastos hayan sido incurridos; y Reembolso, dentro de los 120 días después del gasto.
Si el Plan de Reembolso no acoge algunas de estas características, el plan no sustentará los reembolsos y, por ende, éstos deberán ser incluidos como parte de la compensación del empleado. El plan no necesariamente se debe hacer por escrito pero es preferible. Este debe describir con claridad el tipo de gastos que se pueden reembolsar, una frase que diga solo gastos de negocio se pueden reembolsar, los marcos de tiempo a que se sujetan los reembolsos, la sustentabilidad, y establecer como devolver los excesos de dinero.
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